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電脳せどり 無駄な書類作成をやめて時間を確保する事について

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こんにちわ ぐっさんです!

本日は、時間の効率化について説明します。

仕事を効率化するには4つの基本を守る必要があります。

1.「毎日捨てる」を習慣にする。そして、収納場所を設けない
2.読んだらすぐにスキャンして捨てる
3.プリントアウトとコピーを禁止する
4.あらゆる書類はA4 1枚にまとめる

それでは、順に説明していきます。

1.「毎日捨てる」「収納場所を設けない」
最近はペーパーレスを推進する企業がほとんどだと思いますが、デスクワークをしていると、どうしても書類がたまります。

いくらペーパーレスを心がけていたとしても、印刷したほうがチェックしやすいですし、社内・社外の人から資料やら企画書などが届くため、自分が書類を作らなくても勝手に紙が増えていくでしょう。

こんな状況にならないように、毎日時間を設けて書類を捨てるといいでしょう。

また、書類を減らすには、毎日捨てるだけでなく、書類ケースや書類棚、引き出しなど収納できる場所をなくてしまえばいいのです。

2.読んだらすぐにスキャンして捨てる
あとで必要になる可能性がある重要な書類は、読んだらすぐにスキャンしてから、捨てることにしています。

会議で配られた資料などはスキャンしてすぐに捨てるようにするといいでしょう。

PDF化してクラウドに保存しておけば、パソコンやスマホでいつでも見られるのですから、紙として持っている意味はありません。

PDF化するときに重要になるのが、ファイル名のつけ方です。あとでそのファイルが必要になったときに検索しやすいように、法則性のある名前をつけるようにしましょう。

3.プリントアウトとコピーを禁止する
さて、これまでに挙げたこと以上に重要なことがあります。それは「紙を増やさない」ということです。

そもそも書類や資料の紙は、プリントアウトしたりコピーしたりしなければ発生しません。

その発生源を絶つのです。ほとんどの方がこれまでの習慣から気軽にプリントアウトやコピーをしてしまいますが、それをやめれば紙が増えることはありません。

とはいえ、プリントアウトやコピーをやめることで、これまでとは仕事のやり方が変わることになります。

まず、紙で読んでいた書類をPCやタブレット、スマホの画面上で読むことに慣れなければいけません。

また、これまでプリントアウトしてチェックをしたり、書き込みをしていたりしたのをやめて、画面上で同じ作業ができるようにする必要があります。

4.あらゆる書類はA4 1枚にまとめる
書類を日常的に捨てる習慣や、プリントアウトやコピーをしない習慣が身に付いて、紙が増えなくなったら、次はパソコン、スマホ、クラウド上に保存している書類(ファイル)を見直しましょう。

ファイル名や保存先フォルダを覚えていたとしても、階層が深いとファイルにたどり着くまでに何度もクリックしなければなりません。

なるべくデスクトップから浅い階層に入れましょう。また、ファイルの内容自体も最初からできる限りシンプルなものにしておくといいでしょう。

いい書類を作ろうと力む必要はない
お薦めしたいのは、資料や企画書などあらゆる書類をA4 1枚(1ページ)にまとめることです。

どんな内容の仕事であっても、A4 1枚にまとめることは可能です。

要点を箇条書きにすればいいのです。

「いい書類を作ろう」を力む必要はありませんし、書く順番にもこだわる必要はありません。

とにかく書き始めることが大切です。伝えたいことや、今後のために残しておきたい内容を思いつく順番でどんどん書いていくのです。

ここまで書類の整理についていろいろ言ってきましたが、そもそも「書類を作らない」という選択肢もあるはずです。

会議の議事録のように記録として残す必要があるものはさておき、書類の中には、そもそも「誰も見ていない」というものもあるはずです。

書類を作成する前にその書類は本当に必要か判断する習慣をつけるのもいいでしょう。

そして月に1回も見ない書類は処分する事を決めれば時間の無駄を大幅に削減する事が可能です。

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